Secretaria Municipal

SECRETARIA   MUNICIPAL

Artículo  10º.- La   Secretaria   Municipal   estará  a  cargo de un Secretario  Municipal,  que  deberá    cumplir   las siguientes   funciones.

1. Dirigir   las  actividades  de  Secretaria  Administrativa  del  Alcalde  y  del  Concejo.
2. Desempeñarse   como Ministro  de  Fe  en  todas   las  actuaciones  municipales.
3. Recibir,  mantener  y  tramitar,  cuando corresponda,   la  declaración  de  intereses  establecida   por  la Ley  Nº 18.575.
4. Llevar el registro municipal a que se refiere el artículo 6° de la Ley 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias.

Artículo  11º.- La  Secretaria  Municipal   deberá   cumplir  además   las  siguientes   funciones   específicas:

1. Desarrollar  las actividades   específicas  que les  asigna  la  Ley  Orgánica  Constitucional  de Municipalidades, en  relación  a la  constitución  y   funcionamiento  del  Concejo
2. Cumplir   las funciones  que le asigna  la  Ley  Nº19.418, sobre juntas   de   vecinos  y  demás   organizaciones  comunitarias.
3. Confeccionar  y   transcribir   los  decretos, reglamentos,  ordenanzas  y  resoluciones   que  se le  encomienden.
4. Distribuir   mediante  oficina  de  Partes  copias   de  decretos,  reglamentos, ordenanzas,  resoluciones,  ordenes  de  servicios,   circulares  y otros  a quienes   corresponda.
5. Redactar  y  transcribir   oficios,  decretos, circulares y comunicaciones externas  que se le  encomienden.
6. Otras   funciones   que  la  Ley  señale  o la autoridad   superior   le  asigne  de   conformidad  a la legislación   vigente.

La  Secretaria  Municipal   tiene  como    dependiente  las  siguientes  Oficinas con sus   correspondientes   funciones.

OFICINA  DE  PARTES   Y  ARCHIVO

1. Mantener   un constante   flujo,  control,  archivo  y  conservación  de  toda  la  documentación  que  ingresa  y  egresa   de la  Municipalidad  proporcionando   en forma rápida   y  expedita   la información  que  se  requiera  para  la  actividad  municipal.
2. Mantener registros  numerados  correlativamente  de decretos,  reglamentos,  ordenanzas, oficios  y  demás  resoluciones  y   documentación  oficial  de la Municipalidad.
3. Tener   a su cargo   el  trámite  de ingresos, clasificación  y distribución  de  la  correspondencia  oficial.
4. Mantener   archivos   actualizados de la  documentación  recibida  y   despachada   por la Municipalidad.
5. Llevar  y  conservar   el archivo   central   de la documentación   oficial   del   Municipio,   de acuerdo   a las  técnicas  de  conservación  y  clasificación  existente.
6. Efectuar    el control   de los plazos   en la  tramitación  de la  documentación  interna  y  externa   de la Municipalidad.
7. Efectuar   el manejo, control  y  mantención de la   correspondencia  y  del  fax.
8. Otras  funciones  que la  Ley   señale   o  la  autoridad superior  le  asigne de  conformidad  a la legislación  vigente.

OFICINA   DE INFORMACIONES

1. Atención  de  Público   dando   respuesta   a sus inquietudes   y  guiándolo  a  las Unidades  Municipales  donde   puedan   solucionar   su problema.
2. Comunicarse   con las unidades  que  correspondan y solicitar   la  información   que el  público   requiere.
3. Llevar  un catastro  de la información que se  solicita   con  más   frecuencia  y buscar   asesoramiento  para  solucionar  los problemas  desde  su  Unidad.
4. Comunicar a  su   Jefe  Directo  los inconvenientes  que  se  le vayan presentando para  entregar  una buena   atención  al público y   proponiendo  las  vías   de  solución.
5. Informar  al  público  acerca  del estado  de  tramitación de  sus  reclamos  o  peticiones,  y  orientarlos   acerca   del  procedimiento  y   antecedentes  necesarios   para   la  obtención  de servicios   y  beneficios  que otorga   la  Municipalidad.  
6. Recibir  y dar   tramitación a las presentaciones  y  reclamos  que  formule  la  ciudadanía  local.
7. Otras  funciones   que la Ley  señale  o la autoridad  superior   le asigne de  conformidad  a  la legislación  vigente.

OFICINA DE TRANSPARENCIA

1. Solicitar a cada Unidad Municipal la información requerida para ser incorporada al sistema de información de Transparencia Activa, información que debe ser ingresada a más tardar el día 10 del  mes  siguiente a la página de Transparencia Activa perteneciente al Municipio.
2. Informar a su Jefe Directo cuando las diferentes Unidades Municipales se retrasen en entregar la información requerida y esto impida cumplir con los plazos legales para entregar la información a la página de Transparencia Activa.
3. Revisar periódicamente la página de Transparencia Pasiva para entregar la información que requieran las personas, naturales o jurídicas.
4. Solicitar a las Unidades Municipales entregar la información necesaria para dar respuesta dentro de los plazos legales.
5. Otras  funciones   que la Ley  señale  o la autoridad  superior   le asigne de  conformidad  a  la legislación  vigente.